KI im Unternehmen einführen: Wo du anfangen kannst

Mit einer Aufgabe anfangen, nicht mit einem Werkzeug

Viele KI-Vorhaben beginnen mit einem Werkzeug. Ein neues Modell ist erschienen, also soll es irgendwo eingesetzt werden. Verlässlicher ist der umgekehrte Weg: Suche zuerst eine Aufgabe, die regelmässig vorkommt, spürbar Zeit kostet und sich in wenigen Sätzen beschreiben lässt.

Nicht «Wir wollen KI nutzen», sondern zum Beispiel: Eingehende Anfragen werden gelesen, einem Thema zugeordnet und an die zuständige Person weitergeleitet. Eine solche Beschreibung zeigt, was die KI liefern muss und woran du erkennst, ob sie es gut macht.

Gute erste Kandidaten

Für den Einstieg eignen sich Aufgaben, bei denen viel Text gelesen, sortiert oder zusammengefasst wird und bei denen ein Fehler auffällt, bevor er Schaden anrichtet. Typische Beispiele:

• Anfragen und E-Mails vorsortieren und mit einem Antwortentwurf versehen
• Angaben aus Offerten, Rechnungen oder Formularen übernehmen
• Lange Protokolle, Tickets oder Berichte zusammenfassen
• Interne Fragen anhand der eigenen Dokumentation beantworten

Weniger geeignet sind für den Anfang Entscheidungen mit rechtlichen oder finanziellen Folgen, die ohne Prüfung direkt ausgeführt würden.

Daten, Zugriffe und Kosten vorher klären

Bevor etwas gebaut wird, sollten drei Fragen beantwortet sein. Welche Daten verarbeitet die KI, und dürfen sie den gewählten Dienst überhaupt erreichen? Wer hat Zugriff auf Eingaben und Ergebnisse? Und was kostet ein einzelner Durchlauf, wenn er hundert- oder tausendmal im Monat passiert?

Gerade bei Kundendaten lohnt es sich, Anbieter, Speicherort und Aufbewahrung früh festzulegen. Manchmal reicht es, vertrauliche Angaben vor der Verarbeitung zu entfernen. Manchmal ist ein anderes Modell oder ein anderer Anbieter die bessere Wahl.

Mit echten Beispielen testen

Ein kleiner Prototyp sagt mehr als jede Präsentation. Nimm zwanzig bis fünfzig echte, anonymisierte Beispiele und vergleiche die Ergebnisse der KI mit dem, was eine erfahrene Person entschieden hätte. So siehst du schnell, wo es funktioniert und wo nicht.

Lege vorher fest, was «gut genug» heisst. Muss jede Zuordnung stimmen, oder reicht es, wenn neun von zehn passen und der Rest zuverlässig zur Prüfung landet?

Menschen an den entscheidenden Stellen

Eine KI arbeitet mit Wahrscheinlichkeiten. Deshalb gehört zu jedem Ablauf eine Stelle, an der ein Mensch unklare Fälle sieht und entscheidet. Das ist kein Zeichen von Misstrauen, sondern der Grund, warum ein solcher Ablauf im Alltag verlässlich bleibt.

Eine gut gebaute Automatisierung meldet auch, wenn etwas nicht geklappt hat: wenn ein Dienst nicht erreichbar war, eine Antwort fehlt oder ein Ergebnis unsicher ist.

Manchmal ist keine KI die beste Lösung

Nicht jede Aufgabe braucht ein Sprachmodell. Wenn feste Regeln oder eine direkte Schnittstelle zwischen zwei Systemen die Arbeit zuverlässig erledigen, ist das meist günstiger, schneller und leichter zu warten. KI lohnt sich dort, wo Sprache, unstrukturierte Texte oder Ermessen im Spiel sind.

Wenn du unsicher bist, wohin dein Ablauf gehört, schaue ich ihn mir gerne mit dir an. Das erste Gespräch ist kostenlos.